最新报名:
当前位置:首页 > 服务与支持 > 管理智库 > 领导力 > 领导艺术

来自成功CEO—Bill Trenchard的亲身经验:企业家如何管理那70%的时间?

日期:2014-07-25CST17:09:20 作者:博商 来源:原创
⭕博商学院☎:400-8765-011📣📣📣
博商导读】本文作者Bill Trenchard是First Round Capital的合伙人,在加入 First Round 成为合伙人之前,他在三家公司担任联合创始人兼 CEO,包括 LiveOps。
 
现今,他每周与数十家公司的创始人见面,帮助他们发展自己的团队,让他们自己和员工有更高的生产率。他们自己也明白,每一小时,都该用在推动企业前进,创造良好的产品,谈判,聘请最好的员工上头。只是时间怎么都不够用。博商管理研究院授课专家在给学员进行管理培训的时候也会针对时间管理这一项做重点培训,一个CEO的时间观跟企业的效益有着直接的关系。
 
 
7-25时间管理.jpg
 
 
以下就是他关于CEO如何用好他们70%的时间的建议:
 
1.说不
 
当你的公司变得很优秀了,你就会遇到更多的麻烦。好多人会通过 LinkedIn,Email 来跟你联系,要跟你去喝咖啡,要请你帮忙。这真是折磨人。就像你童年的小伙伴,你只能勉强记得他的名字,他却要你把 Facebook 上所有有影响力的朋友都介绍给他。这时你就得说:“No”。
 
要拒绝别人是很难的。因为你也想回报一些什么,毕竟曾经有这么多人帮助过你。但是,在这方面你得有个底线,我也会教你一些比较容易 say no 的办法。
 
尝试一下这个“No”模板—它是一个罐头回复,适用于任何你想 say no 的普遍情况。我最早是从 Mark Suster 那里听到这个做法,他是一个企业家和投资者,这个办法替我节省了无数的时间,大大减轻了我的焦虑。举一个例子:
 
你好 Bill,
 
很高兴收到你的消息。希望你一切都好。我很幸运,我的公司正发展的不错,但我现在压力很大,为了我的事业。我常去一些社交活动,但恐怕最近就不太方便。
 
祝好
 
Josh
 
这样的回复可以节省你的时间和精力。让你不必一再回复同样的内容。最重要的是,他们不会再联系你了。这类处理方式很婉转,也如实说明了情况,但要记得把话说死,别留下机会,让他们再找上门来。
 
有了这个批处理模板,你可以跟销售人员说不。在投资者会议,如果你不想再投钱,你可以说不。投资者会有不少建议。你不必全都执行。董事会会有很随意的请求。你不必同意他们。针对这些情况一一写下模板,包括在 LinkedIn 上的回复信息。包括你久违的朋友来 Email 要求一个会面的答复。最终,你肯定会用到它们的。
 
2.做一个Email忍者
 
推荐给那些没用过 SaneBox 的人,我是它的粉丝,它是这么的简单。有点像 Google Priority Mailbox,很给力,并且在 iPhone 上工作良好。它建立了一个批量文件夹,能自动归档群发邮件。那些你不需要亲自阅读的邮件,你永远不会看到它。它很准确,能节省大量的时间。
 
我所认识的大部分 CEO,在清空收件箱方面都是高效率的能手。试想一下邮政信件是怎么被处理的。你拿起你的信,看一下,然后把它们放下来,拿起来,放下来,然后是一次一次又一次?这简直叫人精神错乱。然而,我们大多数人正是这么处理 Email 的。我观察到的 Email 忍者会使用三种方法:
 
全天候。你的邮箱始终是打开的,一有邮件进来,你就处理掉。你非常有责任心,但这样的话,遇到那些需要深思熟虑的项目,你会很难集中精神。
 
分批处理。你每天会有两到四次来查看 Email,并马上把所有事情都处理掉。
 
助理。你有一个全职的或者虚拟的助理,来帮助检查你的 Email,把真正重要的邮件打上标签,并提醒你那些需要立即处理的事项。当然,这样的话你需要建立一个私人的收件箱,不过这可以让你的生活整个焕然一新。
 
如果你没有一个助理,我会建议你使用方法二:分批处理。它可以让你在需要的时候,专注于处理 Email,同时其他任务也可以得到应有的重视。频繁的切换工作会让你什么都干不好的。
 
另一种方法可以提升你处理电子邮件的技能的是,装一套插件。像 Asana 这类的任务管理器里就有,可以让你把 Email 从你的任务管理器里移进移出。这是一个快速的方法可以清空收件箱,邮件留待稍后处理。
 
经验法则:如果你可以在两分钟内回复好或者处理好 Email,那你就马上处理吧。如果处理起来需要超过两分钟,就把它移动到你的任务管理器里,待后续再处理。你这样做时,也会在各种任务和电子邮件间安排好它们的优先顺序,不用再花时间去收件箱里头处理。
 
我听过一些人说使用 Gmail 的键盘快捷键可以节省掉 30% 的时间。Gmail 还提供了一个设置,只要你点击发送,邮件就会自动归档,让你的收件箱每天都干干净净的。
 
最后,也许也是最有用的就是 TextExpander 或其他快捷键输入程序。它只需要输入一些设定好的短语,就可以神奇般的填写好一整封电子邮件。
 
3.管理好你的精力
 
以前,平均每人每天会步行 12 英里。但现在我们更多的是坐着。我们坐的时间也太长了吧。这太糟糕了,Harvard Business Review 研究发现久坐的危害堪比吸烟。如果你在高科技行业工作,平均每天会有 9.3 小时是坐着的。这甚至比你睡觉的时间还要长。作为人,我们天生是需要运动的。这对我们的健康是至关重要的,也是我们保持效率的来源。这里有三个关于这方面的小窍门:
 
七分钟锻炼法。这已被科学证明。也是纽约时报提过的。在 7 分钟里做好 12 个动作,事实证明它很有效。
 
散步式开会。几乎每个人都有一对一的面谈式会议。推荐把这样的会议改为散步的方式,而不再是固定的坐在一个会议室或咖啡厅里。
 
站立式办公桌。现在很多办公室都提供了这样的办公方式。已经被证明站着办公可以降低心脏疾病和癌症的风险,可以提高情绪和警觉性。如果你真的喜欢日常运动,可以尝试一下跑步机办公桌或者自行车办公桌。
 
精力的管理不只是身体上的,还应该包括要了解自己的心理节奏。我们都知道睡眠规律,深知深度睡眠和健康的 REM 周期的重要性。但是我们常常忽视了每天都会有的人体节奏。要利用好向上的周期,你得像运动员那样来安排你的日程表。拿出你全天最灵敏的一到两个小时,花在对你而言最重要的的三件事上。
 
他们把早上用来做最需要创意的项目讨论。研究表明,大多数人都是在早上最具有创新意识。处理 Email 然后是站立式的会议,这天最后的工作依旧是处理 Email。请注意在这些事项当中都有安排休息时间,这样可以保证在切换到每个任务时都能达到最佳状态。
 
当你想休息的时候,你需要确实的休息一下。去散步,听舒缓的音乐,做一些跟工作不相关的事。跟你的同事闲聊下,也可以发现一些他们工作之外的事情。
 
4.打造执行手册
 
对于任何你重复过三次以上的工作,请详细写下过程。指定出执行手册,然后交给别人去做,这样他们可以用完全相同的方式去完成它。要做好这个手册,千万不要让人们再来问下一步是什么或者要找谁负责。
 
这也是 Uber 迅速扩张的原因。他们已经发展到超过 70 个城市,并且占领了市场。他们是怎么做到的?一个执行手册。每到一个城市,他们手上会有一个清单,写满了必须要做的每一件事情,只有轻微的区域性调整。他们已经多次练习,进行了测试,最后制定好完整的执行手册。所以,现在他们只需要执行就可以了,就像拿钥匙开门那样容易。
 
“ 那些成功人士都善于做记录。但是创业公司仅仅这样做还不够。 “
 
我所见过的扩张得最成功的创业公司,在早期就提出了系统化的共同行动和核心操作,并让此成为一种习惯。
 
5.会议外的收获
 
有多少次,你和某人进行会议,这个会议对你的公司而言至关重要,但你却找不出办法来增进你和这个人的关系?他可能是你业务发展的合作伙伴,客户或者任何人。会议内容可能不大容易听懂,当你走出会议室,你就把他们说的都忘得差不多了。要给他们留下好印象的机会好像很渺茫。
 
要打破僵局,您需要了解他们的职业挑战。
 
如果你不知道,就问他们。假设你在一个 B2B 的环境里,什么是你客户的客户的要求?对此你能帮他们做点什么?
 
“我们有多少人能列出我们的客户那边,排名前三的职业挑战?”
 
要真正充分利用好会议,必须在私人和工作之间搭一座桥。不必很深入,可以很简单问一下,最近会不会去哪里度假啊。然后记下他们的回答。在会议之外,创造条件去更深入的认识这个人,加深你们的关系。例如,他喜欢骑自行车,就可以向他推荐一条你知道的很棒的骑车路线。这会产生一个变革性的转变。
 
6.优化内部会议
 
创业公司往往要进行很多的会议。太多了。减少一些。最简单的办法就是去掉那些状态汇报的会议。你并不需要不断地与团队成员开会,只为了听他们汇报项目的进展。让他们写下来。把它放在一个 Google Doc 里,让每个人每周都去读一次好了。
 
永远不要在做出决定之前,离开会议。
 
当涉及到决策会议,请迅速做出可逆的决定。大多数决定在创业公司里都是可逆的,但我们花太多的时间来思考。把人聚到一起,有了正确的数据和正确的人,就可以迅速做出决定。
 
对所有的决策会议都这样做,除非它是真正的不可逆转的决定。那就花更多的时间,进行更多的对话,把你的顾问和董事会都召集起来。不然的话,决定然后执行就好了。作为创业公司,最大的优点就是迅速做出改变,因为一共也就这么几个零部件。
 
7.助理
 
技术的伟大之处在于可以提高我们的效率,但它也有局限性。雇佣一个助手来帮你,无论是办公室里的或远程的,都是值得的。
 
虚拟助手和服务,像是 TaskRabbit,专注于特定任务,很强大。但是,他们不能知道你脑袋里的想法,不能替代你做出决定。
 
所以有可能的话,雇一个全职的助理跟你在一起工作。这对你的帮助会超乎你的想象。除了能够根据你的行为模式替你做出一些决定外,他们还可以协调很多的事情。如果雇一个全职的助理是不可能的话,就尝试用个虚拟的吧。有很多便宜的服务,像是 Prialto,他们可以帮你处理一大堆的事物。他们可以帮你订购和寄送礼品,还有听写功能,还能一次性安排好多次会议等等。
 
听写功能,是不应该被低估的,因为它能提高效率。我建议你安装一个叫做 Voxie 的 App。你打开它,只要对着它说,“起草一个给 Chris 的 Email,”然后把内容口述出来就好了,“Chris 你好,很高兴在今天早上跟你碰面了。谢谢你能抽空参加。“你的虚拟助理能轻松地做下录音记录,而当你打开你的收件箱,草稿已经在那里了。你需要做的就仅仅是点击发送。
 
“ 会议的后续工作会有极大的影响力,但你多久会做一次? “
 
现在,你可以在会议结束的几秒钟内,就起草好后续的 Email 了。
 
8.给你的团队一根杠杆
 
我最近跟一个 CEO 谈过,他是我认识的最有效率的人,他信仰“走动式管理”,实际内容就像听起来的那样。他每天就在办公室里转圈,停下来挨个跟他的团队成员讲话。他问他们:
 
什么阻碍了你的工作进展?
 
是否有任何瓶颈或障碍?我可以帮你做什么吗?
 
需要什么资源或流程,可以让你的工作进展得更快些?
 
所以我建议你,去问一下这些问题的答案,并帮你的团队满足他们的需要。如果你希望他们可以快速的完成工作,你首先得自己先快起来。向他们提供所需要的帮助,他们才能在时间内完成工作。响应速度是关键。AwayFind 是一个批量处理 Email,相应紧急的要求的工具。当有人给你发送一条高优先级的消息,你会得到一个警告,而不必保持收件箱全天候的打开。
 
很多时候,你会听到你的员工卡住了。他们会因为部署新功能或与重要人士发送 Email 而紧张不已。他们会为了 debug 一个小错误而挥汗如雨,然而却无视另一个更大的项目已经停滞不前了。当这样的事情阻碍了他们前进,你能问的最好的问题就是:如果失败了,成本是多少?如果两万人里头只有两个人认为这个新功能不够完美,你就不需要花费这么多的时间。助其化解风险。你作为一个管理者,要这样做才能更好的利用时间。
 
80/20 法则适用于任何事情。也就是说要把 80% 的时间花在真正有效益的事情上面,只有 20%花费在琐事上。不要过分追求完美。很多创业公司的员工,尤其是工程师,在一开始总是要求完美。但是,这不是你想要的。你想要的是速度。
 
作为一个企业的管理者,应该充分优化的自己的70%的时间,掌握Bill Trenchard提供这些管理时间段的小窍门,你就可以将那 70%的时间最大限度地使用好,可以在相同的时间里做更多更有效更有意义的事。你在会议或者 Email 上会花更少的时间。最重要的是,你有时间去领导你的团队,去鼓舞人心,去搞定生意和改变世界了。
 
【转载请务必注明:博商管理研究院www.bosum.com.cn——中国总裁班招生量连续4年排名领先!

博商 微信

【更多企业管理文章_企业管理培训课程—博商管理研究院-中国民营企业自己的商学院】
  • 一位资产过亿的老板自述:如何从
  • 给处在逆境中的管理者的7条策略
  • 【领导力】犹太人传给子孙后代5条
  • 高效管理者的八个习惯
  • 善于欣赏也是一种高超的领导艺术
  • CEO:裁掉西游记团队中的1个人,
  • 老板,如何把自己从忙、累的状态
  • 企业家能从曼德拉身上学点什么?
  • 领导大智慧:善用“冷处理”
  • 领导力修炼:just do it ,now!
  • 简单十步让你的沟通能力倍增!
  • 老板反思:你是不是在”帮倒忙“
  • 80%以上的企业都在推行的管理方法
  • 未来,什么样的老板才不会被淘汰
  • 阻碍企业发展壮大的6种“消极”思
  • 企业老板:你无形中给你的员工造
  • 老板思维:拿钱换时间还是拿时间
  • 打造高效执行力的关键是什么?
  • ·企业管理培训机构:未来企业的五大趋势
  • ·企业管理培训机构:管理向“激发”与“赋能”升级
  • ·著名经济学家许小年教授,深度解析《多变环境之中的不变之道》
  • ·企业管理培训机构:3招做好企业成本控制,实现利润翻倍!
  • ·杭州企业管理培训班:老板如何引导空降高管软着陆?
  • ·杭州企业管理培训课程:离职率高,如何做好人才管理?
  • ·企业最大的成本就是那些还没有培养好的新员工!
  • ·广州企业管理培训课程:合格的总经理应该做些什么?
  • ·长沙企业管理培训机构排名_企业管理培训机构十大排行榜
  • ·长沙企业管理培训机构_长沙管理培训机构排名
  • 周六、周天
    十大教学中心
    洪生
    我要报名

    周六、周天
    十大教学中心
    潘诚
    我要报名

    周六、周天
    十大教学中心
    诸强新
    我要报名

    周六、周天
    十大教学中心
    章义伍
    我要报名

    周六、周天
    十大教学中心
    刘红松
    我要报名

    周六、周天
    十大教学中心
    房西苑
    我要报名

    周六、周天
    十大教学中心
    翟山鹰
    我要报名

    周六、周天
    十大教学中心
    刘炳成
    我要报名

    周六、周天
    十大教学中心
    唐光照
    我要报名

    周六、周天
    十大教学中心
    程绍珊
    我要报名

    周六、周天
    十大教学中心
    孟志强
    我要报名

    周六、周天
    十大教学中心
    马永斌
    我要报名