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2招,开好半年总结会

日期:2017-07-13 作者: 来源:

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  现在正值年中,不少企业会召开半年总结会。而这个会议是否开好,会影响下半年的成绩。那么,如何开好公司的半年总结会呢?
 
半年总结会
 
  一、认识层面:回答好三个问题

  1、本次半年总结会,召开的目的是什么?
 
  “不就是总结上半年情况,部署下半年工作吗?这还要谈论?”有人立马就会反驳。这种回答,等于白说,因为不具体。优秀的领导者结合企业实际,至少提前一个月明确半年总结会的主题。这里关键就是两条:一是要结合所在企业的具体实际情况,不要邯郸学步,人云亦云;二是要聚焦,不要奢望一个半年总结会可以解决所有重要问题。是偏重上半年总结还是明确下半年计划?是鼓舞士气还是直面问题?是为了收集反馈信息还是为了做出决定?等等。
 
  2、这次会议,公司要重点表达什么?
 
  目的明确后,在会议流程与安排上应突出当次会议要传达什么信息,发出什么信号。围绕目的,结合企业的问题导向(每月的经营例会和平时公司各层面反映较多的问题)、年初制定的战略方针、客户的真实需求,我们预判的准确率至少会有百分之九十了。有了预判,在会议的流程上就要有针对性,在会议的时间安排上就要有重点性。记住,参会人数不是越多越好,但也不是只有高管才能参加公司级的半年总结会。
 
  3、会议,要取得什么成果?
 
  在会议策划中,要明确会议的成果;会议现场,要明确会议决议,落实工作事项、责任人与工作目标;会后,要有检查、有考核。记住,会议成果,不仅是会议决议,还包括具体公司政策与制度、行动方案等。
 
  二、技术层面:把握住三个要素

  1、“干货”内容
 
  总结要实事求是。既不能报喜不报忧,又不许使用“大概”、“很好”等言之无物的字眼,多讲数据与事实。
 
  计划要有目标、有策略、有行动方案。会前,应与相关人员沟通并形成书面化。关键工作,公司主要负责人应提前介入,多调研、多开头脑风暴会、听证会。
 
  所有汇报PPT,实行“谁汇报,谁写”。
 
  发言过程中,直奔主题,力戒空话、套话。
 
  2、细节到位
 
  根据公司大小、参会人数等,对细节要求的标准是不一的,最基本的有2点:
 
  流程紧凑。编排流程时候,既要有逻辑顺序,又要充分考虑实际情况,计算时间。比如,有的公司,要求报告人提前试讲,把握内容,控制时间。同时,要注意劳逸结合,不要车轮战,使与会人员疲惫不堪,致使他们既不能认真听会,又无法很好的进行互动与思考。
 
  会务周到。万达的会务手册,都采用了信息系统,内容上除了参会必要的流程、参会人员、参会的主题、会议每一个议程的时间……甚至参会人员每人每天每场在哪个桌子开会,需要穿什么服装,在哪个餐厅、哪个位置就餐,参会当天的天气如何等都有详细的说明和介绍。当然,周到不等于奢华,而是让与会人员感觉方便、舒服即可。
 
  3、“工具”保障
 
  制度保障。要有明确而且严格的会议纪律,关键是事先与参会人员有共识。
 
  方法论保障。做总结,建议可借鉴联想的复盘方法论;做头脑风暴,可借鉴GE的群策群力、华润和中粮的行动学习法等;内容安排也可借鉴TOPK(T:依靠团队;O:紧扣与较真年初制定的目标;P:以计划管理为支撑;K:当场签订下半年绩效指标)。
 
  信息化保障。好的会议管理,最终都要通过表单、IT进行固化。
 
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